Pytanie brzmi jedynie, czy fakt ten jest znany i czy wiadomo, jakie dokładnie informacje zostały tam przekazane. Rozwiązanie DATERO integruje firmową pocztę elektroniczną bezpośrednio z Claude oraz ChatGPT, bez konieczności ręcznego przenoszenia treści, z maskowaniem danych osobowych w trakcie procesu oraz rejestrem przetwarzanych informacji.
Pełne koszty wdrożenia nie muszą być pokrywane z własnych środków. Pomagamy uzyskać dofinansowanie pokrywające od 50 do 80 procent kosztów wdrożenia. Przygotowanie wniosku jest wliczone w cenę usługi.
Pracownik kopiuje treść wiadomości do okna czatu, a następnie wkleja otrzymaną odpowiedź z powrotem do systemu pocztowego, nierzadko kilkanaście razy dziennie.
Wraz z treścią wiadomości przekazywane są imię i nazwisko, adres, numer sprawy, a niekiedy również cały załącznik, bez żadnej kontroli nad tym procesem.
Po odejściu pracownika trudno ustalić, jakie informacje przekazywał on wcześniej do zewnętrznych narzędzi i za pośrednictwem jakiego konta.
Nie istnieje dokumentacja pozwalająca ustalić, kto, kiedy i na jakich danych wykonał daną operację, co stanowi istotne ryzyko w przypadku kontroli.
Rozwiązanie DATERO pobiera wiadomości wraz z załącznikami, a w trakcie tego procesu maskuje imiona i nazwiska, adresy oraz numery PESEL. Do systemu AI trafia wyłącznie merytoryczna treść sprawy.
Dzień dobry, w załączeniu korekta dla Anny Kowalskiej, ul. Polna 14, PESEL 85041… Proszę o potwierdzenie.
Dzień dobry, w załączeniu korekta dla [OSOBA_1], [ADRES_1], PESEL [PESEL_1]. Proszę o potwierdzenie.
Szanowna Pani Anno Kowalska, potwierdzamy przyjęcie korekty dotyczącej adresu ul. Polna 14…
Dane w pierwotnej postaci przywracane są po stronie rozwiązania DATERO, dopiero na etapie wysyłki wiadomości.
Maskowaniu podlegają dane przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Treść wprowadzona przez pracownika bezpośrednio w oknie czatu pozostaje poza zakresem działania rozwiązania.
Przykładowo, jeżeli pracownik obsługujący klientów o nazwiskach od A do M zapyta o fakturę klienta przypisanego do innej osoby, nie otrzyma odpowiedzi. System poinformuje jedynie, że dany klient nie jest mu przypisany. Nie wymaga to żadnej dodatkowej kontroli ze strony firmy, ponieważ ograniczenie dostępu jest wbudowane w działanie systemu.
Dezaktywacja konta pracownika natychmiastowo blokuje wszystkie powiązane z nim dostępy.
Dostępy można nadawać i odbierać całym zespołom jednocześnie. Przykładowo dział sprzedaży ma wgląd w bazę klientów, a dział księgowości w faktury.
Możliwe jest zablokowanie pojedynczych czynności, takich jak usuwanie wiadomości, przy zachowaniu pełnej funkcjonalności pozostałej części skrzynki.
Rejestrowane jest, jakie informacje zostały pobrane ze skrzynki oraz jakie zostały z niej wysłane, wraz z danymi osoby i godziną wykonania. Pozwala to ustalić, kto i czyje dane osobowe przetwarzał, a dokumentacja pozostaje gotowa na wypadek kontroli.
Imiona i nazwiska, adresy oraz numery PESEL maskowane są przez konektor DATERO w trakcie pobierania wiadomości ze skrzynki. Postać pierwotna przywracana jest dopiero na etapie wysyłki, po naszej stronie.
Dane klientów przetwarzane są wyłącznie na czas realizacji pojedynczego zapytania i nie są przez nas zapisywane ani archiwizowane. Po zakończeniu współpracy nie zachodzi konieczność usuwania jakichkolwiek danych, ponieważ żadne nie zostały zgromadzone.
Serwer, panel administracyjny oraz rejestr zapytań funkcjonują w oparciu o polski hosting, a dane osobowe nie są przekazywane poza terytorium kraju.
Faktura w formacie PDF, umowa w dokumencie Word, zestawienie w arkuszu kalkulacyjnym. Rozwiązanie DATERO otwiera załącznik i pracuje na jego zawartości. Dane osobowe znajdujące się wewnątrz dokumentu podlegają maskowaniu na tych samych zasadach co treść wiadomości.
Większość dostępnych narzędzi ogranicza się do analizy treści samej wiadomości, pomijając dołączone dokumenty. W praktyce to właśnie w załącznikach znajduje się znaczna część informacji wymagających opracowania.
Obecnie obsługiwana jest integracja z firmową pocztą elektroniczną wraz z załącznikami oraz z bazami danych klientów. Integracja z systemami Insert GT oraz Nexo zostanie udostępniona w najbliższym czasie.
Większość pozostałych systemów wykorzystywanych w firmach również można zintegrować. Konektor DATERO pełni funkcję centralnego punktu, do którego dołączane są kolejne połączenia. Prosimy o podanie nazwy stosowanego oprogramowania podczas rozmowy; sprawdzimy jego kompatybilność przed spotkaniem i przedstawimy jednoznaczną odpowiedź.
Podczas rozmowy padają pytania o wykorzystywane systemy oraz procesy zajmujące najwięcej czasu, a następnie przedstawiana jest jednoznaczna informacja o możliwości realizacji wdrożenia oraz orientacyjnym terminie.
Program pilotażowy obejmuje wybraną grupę pracowników, skrzynkę pocztową oraz jedną integrację. Wdrożenie nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania na komputerach pracowników. Pilotaż jest odpłatny, co pozwala obu stronom podejść do niego z pełnym zaangażowaniem.
Po zakończeniu pilotażu przedstawiamy szczegółowe podsumowanie jego wykorzystania. Decyzja o kontynuacji współpracy nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem.
W ramach pełnego wdrożenia uruchamiane są pozostałe integracje.
Rozwiązanie znajduje się na etapie pierwszych wdrożeń. Uwagi zgłaszane w trakcie programu pilotażowego uwzględniane są w kolejnych wersjach systemu. Do udziału zgłosiły się dotychczas dwie firmy.
Tak. Zgodność z RODO stanowi podstawowe założenie rozwiązania DATERO. Dane osobowe zawarte w wiadomościach maskowane są przez konektor, a ich pierwotna postać przywracana jest dopiero na etapie wysyłki. Prowadzony jest również rejestr pozwalający ustalić, kto i czyje dane osobowe przetwarzał. Umowę powierzenia przetwarzania danych podpisujemy przed uruchomieniem usługi.
Nie. Każdy pracownik wprowadza jeden adres w ustawieniach aplikacji Claude lub ChatGPT i loguje się przy użyciu własnego konta. Nie występuje konieczność pobierania plików ani instalowania dodatkowych rozszerzeń, a konfiguracja stanowiska pozostaje niezmieniona. Pozostałe etapy realizowane są po naszej stronie.
Rozwiązanie DATERO współpracuje z obydwoma systemami, a proces konfiguracji przebiega w identyczny sposób.
Integracja z systemem Insert GT jest obecnie w przygotowaniu, a wkrótce po niej udostępniona zostanie integracja z Nexo. W przypadku pozostałych systemów integracja w większości przypadków jest możliwa. Prosimy o podanie nazwy stosowanego oprogramowania. Sprawdzimy jego kompatybilność przed spotkaniem i przedstawimy jednoznaczną odpowiedź wraz z szacowanym czasem realizacji.
Koszt uzależniony jest od liczby użytkowników oraz liczby integrowanych systemów. Dokładną wycenę przedstawimy podczas rozmowy. Do 80% kosztów może zostać pokryte z dofinansowania, a przygotowanie wniosku jest wliczone w cenę usługi.
Spotkanie trwa dwadzieścia minut i nie ma formy prezentacji. Podłączamy jedną testową skrzynkę pocztową i prezentujemy na żywo proces maskowania danych oraz rejestr zapytań.
Kontakt bezpośredni:
contact@rexsg.pl · +48 790 303 475